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MANUAL DEL EXPOSITOR EXPOGROW 2017

1. Lugar y fecha de celebración de Expogrow.

Expogrow 2016 tendrá lugar los días 15, 16 y 17 de septiembre de 2017 en Ficoba (recinto ferial de Gipuzkoa), Avda. de Iparralde 43, 20302 Irún, Euskadi. www.ficoba.org

La organización de la Feria corre a cargo de Expogrow S.L., http://goo.gl/maps/l2ENA

2. Condiciones de contratación de stand.

2.1. Es obligatoria la firma del contrato de alquiler de stand (formulario de reserva) por parte de la empresa expositora y a través del cual se aceptan las condiciones que siguen en este apartado y el resto de normas incluidas en el manual. Es importante que los datos de facturación que se cumplimenten en dicho formulario sean los definitivos ya que no se modificarán facturas ya emitidas con los mismos.

2.2. El organizador se reserva el derecho de cancelar la Feria en cualquier momento por circunstancias excepcionales y/o ajenas a su voluntad. En caso de que esto sucediera,el contrato de participación quedará anulado de pleno derecho y los pagos efectuados serán restituidos, salvo aquellos costes que haya podido incurrir el organizador por encargo expreso del expositor, quien no podrá reclamar ningún tipo de indemnización por este motivo.

2.3. El expositor abonará el importe de alquiler de la siguiente forma: una vez que reciba la factura proforma de su stand, deberá transferir el 50% del importe a la cuenta bancaria de Expogrow antes de los diez días posteriores a la recepción de la misma. El pago del segundo 50% deberá ser transferido antes del 15 de junio de 2017. El inclumiento de esta cláusula permitirá a la empresa organizadora alquilar el stand reservado a otra empresa expositora una vez hayan terminado los plazos para realizar las transferencias.

2.4. Los stands contratados a partir del 15 de junio de 2017 deberán abonar el 100% de la factura antes de los 10 días posteriores a la recepción de la misma. El inclumiento de esta cláusula permitirá a la empresa organizadora alquilar el stand reservado a otra empresa expositora.

2.5. No se permitirá la contratación de mobiliario, publicidad y/u otros servicios ofrecidos por la organización sin que el 100% del alquiler del stand haya sido abonado.

2.6. Si en el momento de montar su stand, el expositor tuviera algún pago pendiente de cualquier índole, no podrá continuar hasta que haya realizado dicho pago.

2.7. En caso de que el expositor desee anular su reserva, deberá comunicarlo inmediatamente a la empresa organizadora, sin que en ningún caso pueda reclamar la devolución de los pagos realizados por él.

2.8. El organizador tendrá plena facultad para aceptar o no la solicitud de una expositor o de anular su participación en la feria una vez aceptada la misma. En caso de no aceptarla o revocarla, la empresa organizadora reintegrará al expositor el importe del alquiler del stand que éste hubiese abonado.

2.9. El organizador no será responsable en ningún caso de los daños materiales que el expositor o las personas que de él dependen pudieran ocasionar por su culpa o negligencia durante la feria, el montaje, el desmontaje y durante el transporte de sus propios materiales o mercancías en el recinto de la feria o en cualquiera de los stands instalados en la misma.

2.10. El organizador aconseja al expositor la contratación de un seguro de responsabilidad civil para cubrir estas posibles contingencias.

2.11. Es obligatorio para la empresa expositora presentar a la organización las altas en la Seguridad Social de todos los trabajadores que presten sus servicios en el stand, ya sean azafatas, montadores, etc.

2.12. Los expositores y el personal de montaje se comprometen a regirse y a asegurarse de que sus contratistas y subcontratistas también se rigen por la legislación actual relativa a la prevención de riesgos laborales que pueda ser de aplicación al trabajo que tanto ellos como sus contratistas o subcontratistas llevarán a cabo.

3. Horario de apertura.

Viernes 15:
Jornadas B2B (solo profesionales) 9:30h-14:30h
Horario general (público y profesionales):

  • Zona interior (pabellones) 14:30h-20:00h
  • Zona exterior 11:00h-04:00h (del sábado)

Sábado 16:
Horario general (público y profesionales):

  • Zona interior (pabellones) 11:00h-20:00h
  • Zona exterior 11:00h-04:00h

Domingo 17:
Horario general (público y profesionales):

  • Zona interior (pabellones) 11:00h-20:00h
  • Zona exterior 11:00h-20:00h
4. Distribución de la feria, mapa de stands.

El Recinto Ferial dispone de 4 Pabellones comunicados entre sí (A, B, C y D) También hay una zona exterior a la que se accede desde el Pabellón C y desde el D.

Numeración de los Stand:
(Ejemplo: A125)

1- Letra (A,B o C)
Indica el pabellón en el cual se encuentra el Stand
(A125)

2- Un dígito numérico (Del 1-4)
Determina la posición del Stand con respecto al pabellón.

El Pabellón se divide en 4 cuadrantes de la siguiente manera:

Cuadrante 1: Zona Superior Izquierda
Cuadrante 2: Zona Superior Derecha
Cuadrante 3: Zona Inferior Izquierda
Cuadrante 4: Zona Inferior Derecha
(A125)

3- Dos dígitos numéricos (Del 01-99 )
Corresponde al número de Stand
(A125)

5. Entradas y restricciones de admisión.

Venta de entradas (anticipada/en taquilla):
Entrada Feria Cannábica 1 día viernes o sábado: 12€/15€. Domingo 10/13€
Entrada Feria Cannábica abono 2 días, 20€/23€.
Bono Feria Cannábica abono 3 días, 25/28 €

La entrada incluye la asistencia a los conciertos de la carpa de la zona exterior.

El VI Foro Social e Internacional de Cannabis vuelve otro año más a ser gratuito.

Está totalmente prohibida la entrada de menores a la feria, así como su participación en las actividades de la Zona Exterior.

6. Sesión B2B (business to business)

Este año Expogrow vuelve a organizar una sesión B2B y abrirá sus puertas sólo a expositores y profesionales el viernes 15 de septiembre desde las 9:30h. hasta las 14:30h. A partir de las 14:30h se abrirán las puertas de los pabellones también para el público.

Al igual que en 2016, Expogrow ofrece una sala B2B dentro del recinto ferial para facilitar que las reuniones entre expositores y profesionales se hagan con mayor privacidad, discrección y lejos de ruidos y demás distracciones.

En esta edición como novedad, Expogrow ofrecerá una app gratuita con la cual los expositores y profesionales tendrán acceso a todos los contactos profesionales que asistan a Expogrow, podrán concertar citas, comunicarse por chat privado, añadir notas… En definitiva una herramienta para aprovechar al máximo su visita a Expogrow desde un punto de vista empresarial.

7. Acreditaciones

El Organizador facilitará a las empresas expositoras pases de expositor o montador que dan derecho a acceder al recinto a partir del martes 12 de septiembre si el stand es de diseño propio y del miércoles 13 si es modular. Podéis solicitar vuestras acreditaciones en expogrow.net a partir del 10 de julio de 2017.

No se expedirán pases de expositor a ninguna empresa que tenga pagos pendientes con el Organizador o con la empresa que gestiona el recinto donde se celebra la feria, Ficoba. Todos los pagos pendientes deberán abonarse previamente o una vez en Ficoba antes de la retirada de los pases de expositor en el Mostrador de Registro de Expositores (ubicado en el mostrador recepción a partir del martes 12 de septiembre).

Así mismo, Expogrow ofrece 5 invitaciones gratuitas de un día a los expositores para invitar a la feria a sus clientes, proveedores u otro tipo de profesionales del sector. Las invitaciones se pueden solicitar antes de la feria a través del correo electrónico zoila@expogrow.net o directamente en la ventanilla de atención al expositor que hay en el pasillo de acceso a los pabellones.

Este año el parking volverá a ser gratuito NO reservado a expositores.

8. Stands y espacio contratado

Existen dos modalidades de contratación de espacio para asistir como expositor a Expogrow 2017:

Modalidad 1, suelo + construcción modular estándar. En esta modalidad el expositor contrata el espacio que ocupará para exponer sus productos y una estructura a base de paneles que, en forma de paredes, delimitarán su stand de los que tenga al lado. Este contrato incluye un cuadro eléctrico con una capacidad y consumo de hasta 1100 Vatios de potencia y un cuadro de dos enchufes por cada 20m2, la iluminación y la moqueta de color verde que cubrirá el suelo de su stand.

Modalidad 2, solo suelo. En esta otra modalidad el expositor contrata sólamente el espacio que ocupará para exponer sus productos. Este contrato incluye un cuadro eléctrico con una capacidad y consumo de hasta 1100 Vatios de potencia y un cuadro de dos enchufes.

Así mismo existen 4 tipos de stand según sea su ubicación:
Stand Isla: abierto por los cuatro lados.
Stand Cabeza: abierto por tres lados.
Stand Esquina: abierto por dos lados.
Stand Terraza: abierto por un lado.

La construcción del sistema modular contratado se realizará de forma que tres de las 4 paredes del espacio contratado estén cubiertas (2 en el caso del stand en esquina o 1 en el caso de stand en Cabeza). El expositor que desee un montaje distinto del estándar (con un almacén por ejemplo) deberá enviar un plano de planta indicando las variaciones deseadas antes del 23 de agosto. En el caso de que esta variación conlleve un coste extra deberá ser abonado previamente al montaje del stand.

Los expositores que contraten la modalidad solo suelo podrán montar un stand con el tipo de diseño que deseen respetando en todo momento unos mínimos de calidad estética y de seguridad en sus acabados. Los expositores con stand de diseño de deberán presentar al menos un plano a escala de planta y alzado de su stand antes del 23 agosto de 2017.
Los planos deberán ser enviados al Organizador mediante correo electrónico a zoila@expogrow.net

Los planos presentados deberán indicar también el lugar deseado para el cuadro eléctrico (y el punto de agua si se requiere). De lo contrario, el cuadro eléctrico se colocará donde decida el equipo de instaladores de Ficoba.

El Organizador revisará si todos los planos y dibujos presentados cumplen las normativas locales. No se permitirá la construcción de ningún stand en la feria si no dispone de aprobación previa.

Los stands con planta superior (altillo) están obligados a cumplir con la normativa correspondiente por lo que el proyecto a presentar al Organizador deberá estar redactado por un técnico competente, visado por su correspondiente Colegio Profesional. El proyecto deberá entregarse acompañado del impreso de Declaración de Capacidad Técnica Suficiente y Conformidad en la Ejecución firmado por un arquitecto en posesión de un título académico técnico expedido/certificado por países de UE. A la vez se presentarán el Documento Nacional de Identidad o Pasaporte del técnico que firma el impreso y su póliza de seguro de Responsabilidad Civil con el comprobante de haber pagado el último recibo.

En caso de que el expositor, por cualquier motivo, no pueda aportar la documentación técnica solicitada, puede encargar a Ficoba la realización de los trabajos de certificación e idoneidad en la ejecución por un técnico competente, para lo cual aportará toda la documentación técnica relevante que posee y permitirá en su stand los trabajos de inspección. El expositor seguirá las indicaciones y medidas correctoras que el técnico designado por Ficoba afirme que sean necesarias para abrir el stand al público.

Bajo ningún concepto un stand con planta superior que no cuente con visado/certificación por parte de un técnico cualificado será abierto al público.

Para aclarar cualquier duda referente a certificación/montaje de altillos, póngase en contacto con el Organizador.

El espacio usado por el expositor no puede exceder del espacio de suelo que ha sido contratado. No se permitirá la colocación de ningún objeto fuera del perímetro del stand, es decir, hacia el pasillo.

Está prohibido pintar o pegar cualquier tipo de material en las paredes del recinto ferial o del stand salvo los autorizados expresamente por Ficoba, así como atornillar, clavar o deteriorar paredes o suelos. El expositor será el responsable de cualquier desperfecto ocasionado.

Para la fijación de moquetas u otros elementos se utilizará cinta biadhesiva o de doble cara con soporte de tejido de algodón de color blanco, adhesivo de caucho natural y protectivo de papel siliconado de color blanco, idónea para la fijación de moquetas en recintos feriales (no deja residuos al desmontar).

9. Prestación de servicios

El montaje de los stands empezará a las 8:00 de la mañana del martes 12 de septiembre de 2017 para los stand de diseño y el miércoles 13 de septiembre para los stand que no sean de diseño o modulares. En cualquiera de los casos el montaje deberá finalizar antes del jueves 14 de septiembre de 2017 a las 19:00 h.

El viernes de 8:00 h. a 9:30 h. se permitirá la entrada de elementos del stand que se transporten a mano a toda aquella persona que tenga su acreditación de expositor. No se permitirá el uso de transpaletas, carretillas, etc. en el recinto ferial una vez que la feria haya comenzado.

Está totalmente prohibido el desmontaje de stands antes de que finalice la feria.

Los stands se podrán empezar a desmontar desde el lunes 18 de septiembre de 2017 hasta el martes 19 de septiembre de 2017 en horario de 8:00 h. a 20:00 h. Únicamente los elementos que se transporten a mano (accesorios, ordenadores, documentos publicitarios, etc.) podrán retirarse el domingo 17 de septiembre a partir de las 19:00 h.

Una vez finalizado el plazo de desmontaje, se procederá a la retirada y limpieza de los pabellones, dando por hecho que el material, catálogos, folletos, etc., dejado en los mismos es inservible y carece de valor para su propietario.

Importante: si el material de desecho es voluminoso y necesita de un operador o más para ser retirado, los gastos ocasionados correrán a cargo del expositor. Así mismo, otros materiales que se utilicen para la construcción del stand como maderas, cristales, etc. que necesiten la contratación de un contenedor y su retirada a un punto limpio también correrán a cargo del expositor.

El Organizador retirará y se deshará de cualquier objeto dejado en el stand a partir del miércoles 20 de septiembre 2017.

El expositor será responsable de cualquier daño a las estructuras e instalaciones puestas a su disposición.

El suministro de electricidad finalizará el día 17 de septiembre 2017 inmediatamente después del cierre de la feria. En el caso de que el expositor necesite estos suministros para el desmontaje del stand tendrán que notificarlo a la empresa organizadora.

Los expositores y el personal de montaje se comprometen a regirse y a asegurarse de que sus contratistas y subcontratistas también se rigen por la legislación actual relativa a la prevención de riesgos laborales que pueda ser de aplicación al trabajo que tanto ellos como sus contratistas o subcontratistas llevarán a cabo.

10. Montaje y desmontaje de stand

El montaje de los stands empezará a las 8:00 de la mañana del martes 12 de septiembre de 2017 para los stand de diseño y el miércoles 13 de septiembre para los stand que no sean de diseño o modulares. En cualquiera de los casos el montaje deberá finalizar antes del jueves 14 de septiembre de 2017 a las 19:00 h.

El viernes de 8:00 h. a 9:30 h. se permitirá la entrada de elementos del stand que se transporten a mano a toda aquella persona que tenga su acreditación de expositor.

Está totalmente prohibido el desmontaje de stands antes de que finalice la feria.

Los stands se podrán empezar a desmontar desde el lunes 18 de septiembre de 2017 hasta el martes 19 de septiembre de 2017 en horario de 8:00 h. a 20:00 h. Únicamente los elementos que se transporten a mano (accesorios, ordenadores, documentos publicitarios, etc.) podrán retirarse el domingo 17 de septiembre a partir de las 20:00 h.

Una vez finalizado el plazo de desmontaje, se procederá a la retirada y limpieza de los pabellones, dando por hecho que el material, tableros, catálogos, tarimas, folletos, etc., dejado en los mismos es inservible y carece de valor para su propietario.

El Organizador retirará y se deshará de cualquier objeto dejado en el stand a partir del miércoles 20 de septiembre 2017, el expositor será responsable de cualquier daño a las estructuras e instalaciones puestas a su disposición.

El suministro de electricidad finalizará el domingo 17 de septiembre 2016 inmediatamente después del cierre de la feria. En el caso de que el expositor necesite estos suministros para el desmontaje del stand tendrán que notificarlo a la empresa organizadora.

Los expositores y el personal de montaje se comprometen a regirse y a asegurarse de que sus contratistas y subcontratistas también se rigen por la legislación actual relativa a la prevención de riesgos laborales que pueda ser de aplicación al trabajo que tanto ellos como sus contratistas o subcontratistas llevarán a cabo.

11. Recepción y retirada de mercancías.

El expositor que necesite enviar mercancía deberá hacerlo a la siguiente dirección:

Ficoba (Expogrow 2017)
Avda. de Iparralde 43
20302 Irún (Guipuzkoa) España
Tlf.: +34 943 66 77 88

y siguiendo las siguientes instrucciones de etiquetado en todos los bultos: El nombre de la feria, nombre de la empresa, nº stand, pabellón y nº de bultos.

La organización no se hace responsable de aquélla mercancía que no haya sido etiquetada correctamente así como de las posibles negligencias de la empresa transportista
y que por dichos motivos el expositor no la encuentre en su stand a su llegada.

Se podrá recepcionar mercancía desde el 28 de agosto hasta el 13 de septiembre en horario de 9h a 14h. En el caso de necesitar algún tipo de maquinaria para descargar la mercancía (fenwick o torillo por ejemplo) se cobrará en tramos de media hora.

Para la retirada de mercancía todos los bultos deben estar perfectamente identificados, el transportista deberá saber el nombre de la empresa que solicita la retirada, el número de bultos y el pabellón en el que se encuentran que debe ser el pabellón donde estaba ubicada dicha empresa. Se podrá retirar mercancía desde el 18 de septiembre hasta el 25 de septiembre, en horario de 9h a 14h. A partir del 26 de septiembre Ficoba podrá cobrar gastos de almacenaje que deberán ser abonados antes de la retirada definitiva de la misma. Pasados 30 días más Ficoba podrá deshacerse de la mercancía.

Importante: en caso de que la organización deba realizar los trámites burocráticos pertinentes para la recepción de mercancías de un expositor y/o el pago de sus correspondientes aranceles, se facturará a dicho expositor los servicios prestados y un porcentaje del pago de los aranceles adelantados (consultar precio a la organización).

12. Wifi

El recinto dispone de acceso wi-fi libre y gratuito para todos los días que dura la feria. Si alguno de los expositores desea tener acceso privado y exclusivo a Internet de alta velocidad deberá comunicarlo al organizador al menos 10 días antes del inicio de la feria.

El coste de dicha línea será abonado por el expositor que la solicite previa aprobación del presupuesto y antes de la instalación de la misma

13. Seguridad

El Organizador ofrecerá vigilancia general en la feria las 24 horas del día. No obstante, el Organizador no asumirá responsabilidad alguna por daños o sustracciones sufridos por las instalaciones y los objetos expuestos. Los expositores serán responsables de la vigilancia de sus stands y los productos expuestos mientras dure la feria, así como durante el montaje y el desmontaje. Los expositores serán responsables de la seguridad de los artículos de valor y de aquellos que pueden sustraerse fácilmente. Estos objetos deberán guardarse bajo llave durante la noche.

14. Venta de productos y productos prohibidos

Los expositores que deseen hacer venta directa durante los días de la feria deberán presentar, tal y como indica la Delegación de Guipúzkoa del Departamento de Desarrollo Económico y Competitividad, la siguiente documentación para obtener la preceptiva licencia:

*Copia del CIF/NIF. Si es extranjero algún documento oficial similar expedido en su país de origen.
*Último recibo del IAE o en su caso certificado de alta en el IAE. Expedidos en los últimos 6 meses.
*Breve descripción de los productos que van a vender.

Esta documentación será enviada antes del 10 de septiembre de 2017 a zoila@expogrow.net para su tramitación. Los stands de comida y restauración no necesitan presentar esta documentación, pero deberán tener los registros sanitarios pertinentes de los productos que tengan a la venta.

No está permitida la venta de bebidas y comidas en los stands salvo autorización expresa de Expogrow para expositores que vendan productos alimenticios o de bebida relacionadas con el cáñamo.

Está absolutamente prohibido exponer, ofrecer y/o vender productos que contengan alguna de las sustancias tóxicas o ilegales enumeradas en la orden ministerial ORDEN SCO/190/2004, de 28 de enero de 2004, plantas vivas, clones, setas u otros productos que
contengan THC, aunque esté por debajo del mínimo permitido por ley así como productos de Smartshop.

Así mismo, está prohibida la venta y/o regalo de productos envasados en vidrio para su consumo dentro del recinto ferial. Para ello, deberán utilizar recipientes de plástico o similar que no supongan un riesgo para la integridad física de los asistentes al evento.

El organizador se reserva el derecho de realizar las acciones pertinentes en caso de que se produzca una infracción (solicitar la retirada de dicho producto, clausura del stand, etc.). El organizador no asumirá ningún tipo de responsabilidad en el caso de que las fuerzas de seguridad del estado intervengan debido a dicha infracción.

15.Moneda Expogrow

Expogrow 2017 contará con una moneda propia para su utilización obligatoria en los puestos de comida y bebida así como para la compra de merchandising oficial de la feria. Para facilitar la adquisición de dicha moneda se habilitarán puntos de información en cada uno de los pabellones y en la zona exterior donde también se venderá el merchandising oficial de Expogrow 2017. Los expositores podrán solicitar el cambio de moneda Expogrow a Euro dirigiéndose a la ventanilla de atención al expositor o en la oficina de administración hasta el domingo 17 de septiembre y hasta las 21:00

16. Limpieza

El Organizador se hará cargo de la limpieza general de la feria, así como de la limpieza básica (áreas comunes, vaciado de papeleras). Durante el periodo de exhibición, se retirarán sin cargo alguno las bolsas de basura que se depositen en los bordes del stand después del cierre diario de la feria al público visitante. Es responsabilidad de los expositores limpiar su stand cada día, salvo si desean contratar este servicio a través de los Formularios de Servicio.

17. Uso de artículos promocionales

No está permitido el uso de adhesivos que dejen restos, siendo las empresas expositoras/anunciadoras las responsables de los costes de eliminar los posibles restos. La entrada, las áreas comunes y los pasillos deberán estar libres de cualquier publicidad.

Queda estrictamente prohibido invadir los pasillos con artículos expuestos o elementos promocionales. Todos los objetos propiedad de los expositores deberán guardarse dentro del perímetro del stand.

18. Restauración

El recinto ferial cuenta con una zona de restauración abierta al público y a los profesionales.

19. Música en los stands

No está permitido reproducir música en los stands, salvo en los stand exteriores. Queda prohibido en el interior del recinto cualquier tipo de proyección o reproducción que pudiera vulnerar el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen de una persona física o jurídica. Así mismo, está prohibido cualquier tipo de actuación, presentación de productos, etc. que impliquen el uso de micrófono, amplificador y altavoces en los stands, pero:

Aquellos expositores que deseen hacer una presentación de un producto se pueden poner en contacto con tiempo suficiente con la organización para poder habilitar un lugar específico en el que hacerla.

20. Fumar en el recinto

Queda expresamente prohibido fumar en el recinto durante la feria según lo establecido en la Ley 28/2005 del 26 de diciembre. La prohibición se extiende a los periodos de montaje, exposición y desmontaje, y afecta por igual a los visitantes y a los expositores. Se puede fumar en la Zona Exterior.

En última instancia, el incumplimiento de esta prohibición de fumar en el interior del recinto podrá llevar a la retirada del pase de expositor y a la sanción económica que establezca la legislación española.

21. Alojamiento

Con el objetivo de facilitar su participación en Expogrow 2016, la Organización tiene un acuerdo con el Hotel Ibis que ofrece a los expositores tarifas especiales de alojamiento. Este hotel se encuentra a 3,7 km del recinto ferial y tiene parking privado exterior.
Para reservas contactar con Thania

+34 943 636 232
H3220-DM@accor.com
Referencia: Expogrow.

IMPORTANTE

En el Manual del Expositor Expogrow 2017 encontrarás respuesta a muchas de las posibles dudas que puedan surgirte y entenderás el funcionamiento de Expogrow 2017. Por tanto, es importante que lo leas.
Si no tienes tiempo ahora, descárgatelo y léelo más tarde.

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