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MANUEL DE L'EXPOSANT EXPOGROW 2017

1. Lieu et date d’Expogrow.

Expogrow 2017 se tiendra les 15, 16 et 17 Septembre au Parc d’Expositions Ficoba, Avda. de Iparralde 43, 20302 Irun. www.ficoba.org

L’organisation de la Foire est à la charge d’Expogrow S. L., http://goo.gl/maps/l2ENA

2. Conditions de location de stands

2.1. La signature d’un contrat de location de stand est obligatoire pour l’entreprise exposante (formulaire de réservation). Par ce contrat, l’entreprise accepte les conditions exposées dans le document ainsi que les normes figurant dans ce manuel. Il est très important de vérifier soigneusement les informations correspondant à la facturation inscrites sur le formulaire. En effet, une fois les factures émises, il sera impossible de les modifier.

2.2. L’organisateur se réserve le droit d’annuler la foire à tout moment en cas de circonstances exceptionnelles et/ou extérieures à sa volonté. Dans ce cas, le contrat sera annulé et les paiements effectués seront remboursés (à l’exception des coûts encourus par l’organisateur) sur demande expresse de l’exposant qui ne pourra donc réclamer aucune indemnisation pour ce motif.

2.3. L’exposant réglera le montant de la location de la manière suivante. Une fois qu’il recevra la facture du stand, il devra transférer 50% du montant sur le compte bancaire d’Expogrow dans les 10 jours suivant la réception de la facture. Le paiement des 50% restant devra être transféré avant le 15 juin 2017.

2.4. Le montant de la location des stands réservés après le 15 juin 2017 devra être réglé dans sa totalité dans les 10 jours suivant la réception de la facture. Le non respect de cette clause permettra à l’entreprise organisatrice de relouer le stand réservé à un autre exposant.

2.5. L’achat de services complémentaires proposés par l’organisation (mobilier, publicité ou autre) sera impossible tant que la facture de location du stand ne sera pas réglée.

2.6. Si, au moment de monter son stand, l’exposant n’est pas à jour dans ses paiements, il ne pourra poursuivre l’installation avant d’avoir régularisé sa situation.

2.7. Dans l’hypothèse où l’exposant souhaiterait annuler sa réservation, il devra immédiatement en informer l’organisateur mais ne pourra en aucun cas réclamer le remboursement des paiements effectués.

2.8. L’organisateur a le droit d’accepter ou refuser la demande d’un exposant de participer à la foire. Il peut également annuler sa participation à la foire bien que la demande de participation ait été acceptée. Dans ces deux cas de figure, l’organisateur remboursera à l’exposant le montant versé pour la location du stand.

2.9. L’organisateur n’est en aucun cas responsable des dégradations matérielles que l’exposant ou son entourage pourrait occasionner par faute ou négligence pendant toute la durée de la foire, le montage, le démontage ou encore le transport de matériaux ou marchandises dans l’enceinte de la foire.

2.10. L’organisateur conseille à l’exposant de souscrire une assurance responsabilité civile qui puisse couvrir ces désagréments potentiels.

2.11. Il est obligatoire pour l’entreprise exposante de présenter à l’organisation les actes de sécurité sociale de tous les travailleurs intervenant sur les stands (personnels en charge du montage, hôtesses, etc.).

2.12. Les exposants et le personnel de montage s’engagent à vérifier que leurs soutraitants respectent la législation relative à la sécurité et à la prévention des risques professionnels.

3. Horaires d’ouverture

Vendredi 15 septembre :
Journée B2B (entre professionnels seulement) 9:30 -14:30
Horaire général (public et professionnels):

  • Zone intérieure (pavillons) 14:30 – 20:00
  • Zone extérieure 14:30 – 04:00

Samedi 16 septembre :
Horaire général (grand public et professionnels):

  • Zone intérieure (pavillons) 11:00 – 20:00
  • Zone extérieure 11:00 – 04:00

Dimanche 17 septembre:
Horaire général (grand public et professionnels):

  • Zone intérieure (pavillons) 11:00 – 19:00
  • Zone extérieure 11:00 – 19 :00
4. Distribution de la foire, plan des stands

Le parc expositions dispose de 4 pavillons qui communiquent entre eux (A, B, C et D) ainsi que d’une zone extérieure accessible par les pavillons C et D.

Numérotation des Stands :
(Exemple : A125)

1- Lettre (A,B ou C)
Indique le pavillon dans lequel se trouve le stand.
(A125)

2- Un chiffre (De 1 à 4)
Détermine la position du stand dans le pavillon.

Le pavillon se divise en 4 cadrants de la manière suivante :

Cadrant 1: Zone Supérieure Gauche
Cadrant 2: Zone Supérieure Droite
Cadrant 3: Zone Inférieure Gauche
Cadrant 4: Zone Inférieure Droite
(A125)

3- Deux chiffres (De 01 à 99)
Correspondent au numéro du Stand.
(A125)

Lien vers la carte des stands :

mapa-expositores-2017

5. Entrées et restrictions d’admission

Vente des tickets (pré-vente ou sur place)
Entrée Foire Cannabique 1 jour, vendredi ou samedi 12€/15€. Dimanche 10€/13€.
Pass Foire Cannabique 2 jours, 20€/23€.
Pass Foire Cannabique 3 jours, 25€/28€.
L’entrée à la foire inclut l’accès aux concerts et activités qui se déroulent dans la zone extérieure.

Le VI Forum Social International du Cannabis, désormais appelé Cannabis Box Forum, est gratuit cette année encore.
L’accès à la foire ainsi que la participation aux activités de la Zone Extérieure est formellement interdite aux mineurs.

6. Journée B2B (business to business)

Cette année Expogrow organise une nouvelle séance B2B. Ainsi, la foire ouvrira ses portes exclusivement aux professionnels et exposants le vendredi 15 septembre de 9h30 à 14h30. Le grand public pourra accéder aux pavillons à partir de 14h30.

Comme en 2016, Expogrow met à disposition une salle 2B2 dans l’enceinte de la foire. Elle offre aux professionnels et aux exposants un espace privatisé où se rencontrer en toute confidentialité, loin du bruit et de l’agitation.

L’application ouverte aux exposants et professionnels depuis 2015 est toujours active. Une fois inscrits, elle vous permet de prendre rendez-vous entre vous afin de profiter au maximum de cette séance B2B.

Cette application peut également être utilisée durant toute l’année comme un lieu de prise de contact entre professionnels du secteur.

7. Accréditations, invitations et parking

L’Organisateur mettra à disposition des professionnels des badges d’exposant ou d’installateur qui donneront accès au parc d’expositions de Ficoba :
• à partir du mardi 12 septembre (si le stand a son design propre) ;
• à partir du mercredi 13 septembre (si le format du stand est modulaire).

Les accréditations seront établies selon la liste fournie par chaque exposant avant la foire. Vous pourrez demander vos accréditations sur expogrow.net à partir du 10 juillet 2017.

Aucun badge d’exposant ne sera envoyé aux entreprises qui ne sont pas à jour de leurs paiements auprès de l’organisation ou auprès de l’entreprise qui gère le parc d’expositions Ficoba. Tous les paiements devront être régularisés avant la foire ou sur place avant de retirer les badges auprès du guichet d’enregistrement des exposants. Celui-ci se trouvera à l’accueil dès le mardi 12 septembre 2017.

Expogrow offre 5 invitations gratuites d’un jour aux exposants pour leurs clients, fournisseurs ou d’autres professionnels du secteur. Les invitations peuvent être demandées par mail avant la foire à zoila@expogrow.net. Elles peuvent être sollicitées sur place au guichet des exposants situé dans le couloir d’accès des pavillons.

Cette année encore le parking sera gratuit mais il n’est pas réservé aux exposants.

8. Stands et espaces loués

Il existe deux modalités de location d’espace pour être exposant à Expogrow 2017 :
Modalité 1 – Sol + construction modulaire standard
L’exposant loue l’espace qu’il occupera ainsi qu’une structure type à base des panneaux qui forment les murs et qui délimiteront le stand. Ce contrat inclut le boîtier électrique d’une puissance maximale de 1100 W, un carré de deux prises de 20,2 m chacun, l’éclairage et la moquette verte qui couvrira le sol du stand.

Modalité 2 – Sol brut
L’exposant loue uniquement l’espace qu’il occupera pour exposer ses produits. Ce contrat inclut un boîtier électrique d’une puissance maximale de 1100 W et un carré de deux prises de 20,2 m chacun.

De même, il existe 4 types de stand selon sa localisation :
Stand Ile : ouvert sur 4 côtés ;
Stand Tête : ouvert sur 3 côtés ;
Stand Coin : ouvert sur 2 côtés ;
Stand Terrasse : ouvert d’un seul côté.

La construction du système modulaire est prévue de la façon suivante : 3 des 4 murs de l’espace sont couverts (2 pour le Stand Coin et 1 pour le Stand Tête). L’exposant qui souhaite un montage différent du stand (avec un espace de stockage, par exemple) devra envoyer un plan en indiquant les modifications souhaitées avant le 23 août 2017. Dans le cas où cette modification implique un coût supplémentaire, il sera à la charge de l’exposant et le paiement se fera avant le montage du stand.

Les exposants ayant choisi l’option sol brut pourront monter un stand selon le design de leur choix tout en respectant les critères esthétiques et de sécurité requis. Les exposants avec un stand de design spécifique devront présenter un plan à échelle avant le 23 août 2017. Les plans devront être envoyés par mail à l’organisateur à l’adresse suivante: zoila@expogrow.net

Les plans présentés devront également indiquer l’emplacement souhaité pour l’installation du boîtier électrique et du point d’eau si besoin. Si cette information n’est pas précisée, l’équipe de montage de Ficoba choisira l’emplacement du boîtier électrique.

L’organisateur veillera à ce que tous les plans et esquisses présentés soient adaptés aux normes locales. L’installation de stands qui ne disposeraient pas des autorisations préalables sera refusée.

Les stands à étage devront respecter les normes correspondantes. De ce fait, les projets de ce type devront être rédigés par un technicien compétent. Le projet présenté devra être accompagné d’une Déclaration de Capacité Technique Suffisante et de Conformité dans l’Exécution signée par un architecte en possession d’un titre académique technique expédié/certifié par un pays de l’UE. De même, il faudra fournir la carte d’identité ou le passeport du technicien signataire ainsi qu’une attestation d’assurance Responsabilité Civile avec les paiements à jour.

Dans le cas où l’exposant ne puisse pas présenter toute la documentation technique requise, il peut demander à Ficoba de réaliser les travaux de certification et d’aptitude dans l’exécution par un technicien compétent. Pour cela, il devra fournir toute la documentation technique dont il dispose et permettre des contrôles. L’exposant devra respecter les indications et mesures que le technicien désigné par Ficoba lui indiquera comme nécessaires afin d’ouvrir le stand au public.

Aucun stand à étage ne sera ouvert au public s’il ne dispose pas de certificat d’un technicien qualifié.

Pour toutes questions concernant la certification ou le montage de stands à étage, veuillez prendre contact avec l’organisateur.

L’espace utilisé par l’exposant ne peut pas excéder l’espace loué au sol. Aucune installation d’objets en dehors du périmètre du stand ne sera autorisée.

Il est formellement interdit de peindre, coller, visser, clouer ou abîmer les murs ou les sols, sauf autorisation expresse de Ficoba. L’exposant sera responsable de toute détérioration constatée.

Pour la fixation de moquettes ou d’autres éléments, il faudra utiliser du ruban adhésif double face avec support en coton de couleur blanc, de l’adhésif en caoutchouc naturel de protection du papier siliconé de couleur blanche (idéal pour la fixation de moquettes dans des parcs d’expositions car il ne laisse pas des traces).

9. Prestations de service

Tous les services proposés aux exposants seront directement réalisés par Expogrow S. L. Toutes les factures relatives aux demandes de services seront par conséquent émises directement par Expogrow S. L.

Expogrow met à disposition de tous les exposants une application pour louer du mobilier, un parking, des hôtesses et autres… Elle est accessible via un nom d’usager et un mot de passe qui seront fournis par l’organisation. Le lien vers cette application (http://www.myexpogrow.net) sera accessible à partir de juillet 2017.

Tous les formulaires de demande de services devront être dûment remplis et présentés avant le 1er septembre 2017. Un coût supplémentaire de 30% sera appliqué à tous les services qui n’auront pas été souscrits dans les délais, cela inclut les contractants sur place, qui devront être réglés en liquide, par CB ou sur présentation du justificatif de transaction bancaire.

Tous les services devront être réglés avant l’accès de l’exposant à la foire. Aucun service ne sera réalisé sans paiement préalable.

Les exposants qui souhaitent ajouter des éléments décoratifs (bâches ou banderoles) suspendus au plafond du pavillon, devront prévenir l’organisation et amener le matériel nécessaire. Ils devront aussi prévoir le temps d’installation. Si vous ne prévenez pas à l’avance, il se peut que la machine chargée d’installer ces éléments ne puisse plus manœuvrer entre les autres stands déjà montés. Le coût du montage sera pris en charge par l’exposant.

10. Montage et démontage du stand

Le montage des stands commencera à 8h le mardi 12 septembre 2017 pour les stands de design et le mercredi 13 septembre pour les stands simples ou modulaires. Dans tous les cas, le montage doit être fini le jeudi 14 septembre 2017 avant 19h.

Le vendredi 15 septembre de 8h00 à 9h30 des éléments du stand pourront être transportés à la main par toute personne inscrite comme exposant. L’usage de transpalettes, chariots etc. sera interdit pendant la foire.

ll est totalement interdit de démonter les stands avant la fin de la foire.

Les stands pourront être démontés à partir du lundi 18 septembre 2017 jusqu’au mardi 19 septembre 2017 entre 8h00 et 20h00. Seuls les éléments transportables à la main (accessoires, ordinateurs, documents publicitaires, etc.) pourront être retirés le dimanche 17 septembre à partir de 19h.

Une fois écoulé le délai de démontage, il sera procédé au retrait et nettoyage des pavillons, considérant que les éléments laissés sur place (panneaux, catalogues, brochures, etc.) sont inutilisables et d’aucune valeur pour leur propriétaire.

Important : si le matériel jeté est volumineux et nécessite le recours à un (ou des) opérateur(s) pour être évacué, les frais occasionnés seront à charge de l’exposant. De la même manière, si les matériaux utilisés pour la construction du stand (bois, verre, etc.) nécessitent le recours à une benne ou un container spécial, le service sera facturé à l’exposant.

Dès le mercredi 20 septembre 2017, l’organisateur évacuera tous les objets restant sur les stands.

L’exposant sera responsable de tout dommage causé aux structures et installations mises à sa disposition.

L’approvisionnement en électricité prendra fin le 17 septembre 2017, immédiatement après la fermeture de la foire. Dans le cas où le propriétaire aurait besoin de courant pour le démontage du stand, il devra en informer l’entreprise organisatrice.

Les exposants et le personnel de montage s’engagent à respecter la législation en vigueur relative à la prévention des risques professionnels. Ils s’engagent également à s’assurer que leurs sous-traitants la respectent lors de toute tâche entreprise dans le cadre de la foire.

11. Réception et envoi de marchandises

L’exposant qui aurait besoin d’envoyer de la marchandise devra l’adresser à :

Ficoba (Expogrow 2017)
Av. de Iparralde 43
20302 Irún (Guipuzkoa) España
Tél.: +34 943 66 77 88

Selon les instructions d’étiquetage suivantes pour tous les colis : nom de la foire, nom de l’entreprise, n° du stand, pavillon et n° de colis.

L’organisation décline toute responsabilité pour toute marchandise mal étiquetée ainsi que pour toute négligence liée au transport.

La marchandise pourra être réceptionnée du 28 août au 13 septembre 2017 de 9h00 à 14h00. Le recours à des engins pour le déchargement (fenwick par exemple) sera facturé à la demi-heure.

Pour le retrait de la marchandise, tous les colis devront être parfaitement identifiés. Le transporteur devra connaître le nom de l’entreprise qui sollicite le retrait, le nombre de colis et le pavillon dans lequel se trouve la dite entreprise. La marchandise pourra être retirée du 18 au 25 septembre 2017 entre 9h00 et 14h00. À partir du 26 septembre 2017, Ficoba pourra facturer des coûts de stockage qui devront être réglés par l’entreprise impliquée avant le retrait définitif de la marchandise. Passés 30 jours, Ficoba pourra se défaire de la marchandise.

Important : dans le cas où l’organisation devrait réaliser des démarches administratives nécessaires à la réception de la marchandise d’un exposant et ou pour le paiement des droits de douanes, celles-ci seront facturées à l’exposant ainsi qu’un pourcentage pour les sommes avancées. Consulter l’organisation pour connaître les tarifs.

12. Wifi

Le lieu dispose d’un accès wifi libre et gratuit pendant toute la durée de la foire. Si l’exposant souhaite avoir un accès privé et exclusif à internet haut débit, il devra en informer l’organisateur au moins 10 jours avant le début de la foire.

Le coût du branchement sera à la charge de l’exposant qui le sollicite selon un devis préalablement établi avant l’installation de la ligne.

13. Sécurité

L’organisateur assurera une surveillance générale de la foire 24h/24h. Cependant, l’organisateur n’est pas responsable des dommages ou vols subis par les exposants. Les exposants sont responsables de la surveillance de leurs stands et de leurs produits pendant la foire ainsi que lors du montage et du démontage. Les exposants sont responsables des objets de valeur ou susceptibles d’être facilement volés. Ces objets devront être mis sous clés pendant la nuit.

14. Vente de produits et produits interdits

Les exposants qui souhaitent faire de la vente directe pendant la foire devront présenter la documentation suivante (comme indiqué par le Département Développement Economique et Compétitivité de la Délégation de Guipuzkoa) pour obtenir la licence nécessaire :

*Copie du SIRET/SIREN ou autre document officiel similaire expédié par le pays d’origine ;
*Attestation de paiement des derniers impôts sur les sociétés ;
*Bref descriptif des produits vendus.

Cette documentation devra être envoyée avant le 10 septembre 2017 à l’adresse suivante : zoila@expogrow.net. Les stands de nourriture et de restauration n’ont pas l’obligation de présenter la dite documentation. Ils devront néanmoins avoir les registres sanitaires pertinents en fonction des produits vendus.

La vente de boissons et nourriture est interdite dans les stands sauf autorisation d’Expogrow pour les exposants qui proposent des produits alimentaires ou des boisons faites à base de chanvre.

Il est formellement interdit d’exposer, offrir et/ou vendre des produits qui contiennent des substances toxiques ou illégales énumérées dans l’ordre ministériel ORDEN SCO/190/2004 du 28 janvier 2004, des plantes vivantes, clones, champignons ou autres produits contenant du THC, ainsi que des produits de smartshop.

Il est également interdit de vendre et/ou offrir des produits dans des contenants en verre destinés à la consommation au sein de la foire. Il faudra utiliser des récipients en plastique qui ne présentent aucun risque pour l’intégrité physique des visiteurs.

L’organisateur se réserve le droit de prendre les mesures nécessaires dans le cas où une infraction se produirait (comme solliciter le retrait du produit, la fermeture du stand, etc…). L’organisateur n’assumera aucune responsabilité dans le cas où les forces de sécurité de l’État seraient amenées à intervenir en raison de la dite infraction.

15. Monnaie Expogrow

Expogrow 2017 disposera de sa propre monnaie. Son utilisation sera obligatoire dans les stands de nourriture et de boissons ainsi que pour l’achat du marchandising officiel de la foire. Pour faciliter l’acquisition de cette monnaie, plusieurs points d’information seront installés dans chaque pavillon et dans la zone extérieure. Le marchandising officiel d’Expogrow 2017 sera également proposé à la vente sur ces espaces. Les exposants pourront solliciter l’échange de la monnaie d’Exporgow en euros au guichet des exposants ou au bureau d’administration jusqu’au 17 septembre à 21h00.

16. Nettoyage

L’organisateur prendra en charge le nettoyage général de la foire, ainsi que le ménage de base (parties communes, retrait des ordures). Pendant la période d’exposition, les sacs poubelle déposés au bord des stands après la fermeture quotidienne de la foire au public seront retirés sans coût supplémentaire. Il est de la responsabilité des exposants de nettoyer leurs stands eux-mêmes chaque jour sauf s’ils souhaitent souscrire ce service via le formulaire de demande correspondant.

17. Utilisation d’articles promotionnels

L’utilisation d’adhésifs laissant des traces est interdite. Les coûts de nettoyage d’éventuelles traces seront à la charge des entreprises exposantes. L’entrée, les parties communes et les couloirs doivent être libres de toute publicité.

Il est formellement interdit d’envahir les couloirs avec des articles exposés ou des éléments publicitaires. Tous les objets appartenant aux exposants devront être rangés dans le périmètre du stand.

18. Catering

La foire comporte une zone de restauration ouverte au public et aux professionnels.

19. Musique dans les stands et promotion des produits

Il est interdit de diffuser de la musique dans les stands, à l’exception des stands installés à l’extérieur. De même tout type de projection ou diffusion qui puisse nuire au droit à l’honneur, à l’intimité personnelle et familiale ainsi qu’au droit à l’image d’une personne physique ou juridique est interdite.

La promotion de produits mobilisant l’usage d’un microphone, d’un amplificateur, ou encore d’enceinte sur le stand est également interdite. Tout exposant qui souhaite réaliser ce type d’actions doit se mettre préalablement en contact avec l’organisation qui pourra aménager un lieu spécifique à cet effet.

20. Fumer dans l'enceinte de la foire

En vertu de la loi 28/2005 du 26 décembre, il est formellement interdit de fumer dans les lieux pendant la foire. L’interdiction inclut les périodes de montage, d’exposition et de démontage. Elle s’applique de la même manière aux visiteurs qu’aux exposants. Il est permis de fumer dans la Zone Extérieure.

Le non respect de cette interdiction pourra engendrer le retrait du badge d’exposant et la mise en application des sanctions économiques prévues par la législation espagnole.

21. Hébergement

Afin de faciliter la participation à Expogrow 2017, l’organisation a signé un accord avec l’Hôtel Ibis qui offre aux exposants des tarifs préférentiels pour se loger. Cet hôtel se trouve à 3,7 km du parc d’expositions et dispose d’un parking privé extérieur. Pour les réservations, veuillez contacter Thania :

+34 943 636 232
H3220-DM@accor.com
Référence Expogrow.

IMPORTANT

Vous trouverez les réponses à toutes vos questions dans le Manuel de l’exposant Expogrow 2017 ainsi que le détail du fonctionnement d’Expogrow 2017. Il est donc impératif que vous le lisiez avant la foire.

Si vous n’avez pas le temps en ce moment, vous pouvez le télécharger ici et le feuilleter plus tard.

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