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MANUEL DE L'EXPOSANT

1. Lieu et date d'Expogrow

Expogrow 2016 se tiendra les 16, 17 et 18 Septembre au Parc d’Expositions Ficoba,  Avda. de Iparralde 43, 20302 Irún. www.ficoba.org

 

L’organisation de la Foire est à la charge d’Expogrow S. L. http://goo.gl/maps/l2ENA

2. Horaires d'ouverture

Vendredi 16 : Journée B2B (entre professionnels seulement) 9:30h – 14:30h
Horaire général (public et professionnels) :

  • Zone intérieure (pavillons)  14:30h – 20:00h
  • Zone extérieure  11:00h – 04:00h

Samedi 17: Horaire général (public et professionnels) :

  • Zone intérieure (pavillons)  11:00h – 20:00h
  • Zone extérieure  11:00h – 04:00h

Dimanche 18: Horaire général (public et professionnels) :

  • Zone intérieure (pavillons)  11:00h – 20:00h
  • Zone extérieure  11:00h – 20:00h
3. Conditions générales de vente

L’organisateur se réserve le droit d’annuler la foire à tout moment en cas de circonstances exceptionnelles et/ou extérieures à sa volonté. Dans le cas où cela se produirait, le contrat serait annulé et les paiements effectués seraient remboursés, à l’exception des coûts encourus par l’organisateur sur demande expresse de l’exposant qui ne pourra donc réclamer aucune indemnisation pour ce motif.

L’exposant réglera le montant de location de la manière suivante : une fois qu’il recevra la facture du stand, il devra transférer 50% du montant sur le compte bancaire d’Expogrow dans les 10 jours précédant la réception de la facture. Le paiement du 50% restant devra être transféré avant le 15 juin 2016. Le montant de la location de stands réservés après le 15 juin 2016 devra être réglé dans sa totalité dans les 10 jours précédant la réception de la facture. Si au moment de monter son stand, l’exposant n’est pas à jour dans ses paiements, il ne pourra poursuivre l’installation de son stand avant d’avoir régularisé sa situation.

Dans l’hypothèse où l’exposant souhaiterait annuler sa réservation, il devra immédiatement en informer l’organisateur mais ne pourra en aucun cas réclamer le remboursement des paiements effectués. L’organisateur a le droit d’accepter ou refuser la demande d’un exposant ou annuler sa participation à la foire une fois la demande acceptée. En cas de refus, l’organisateur remboursera à l’exposant le montant versé pour la location du stand.

L’organisateur n’est en aucun cas responsable des dégradations matérielles que l’exposant ou son entourage puissent occasionner par faute ou négligence de leur part pendant toute la durée de la foire, le démontage et pendant le transport de ses matériaux ou marchandises dans l’enceinte de la foire ou dans n’importe quel stand de la foire. L’organisateur conseille à l’exposant de souscrire une assurance de responsabilité civile qui puisse couvrir ces possibles désagréments.

4. Distribution de la Foire et plan des stands

Le Parc d’Expositions dispose de 4 pavillons qui communiquent entre eux (A, B, C et D) ainsi qu’une zone extérieure accessible par le pavillon C et D.

Numérotation des stands : (exemple : A125)

1 – Lettre (A, B ou C) Indique le pavillon dans lequel se trouve le stand

2 – Un chiffre (De 1 à 4) Détermine la position du stand dans le pavillon

Le pavillon se divise en 4 cadrans de la manière suivante : Cadran 1 : Zone Supérieure Gauche Cadran 2 : Zone Supérieure Droite Cadran 3 : Zone Inférieure Gauche Cadran 4 : Zone Inférieure Droite

3 – Deux chiffres (De 01 à 99) Correspond au numéro du stand (A125)

5. Entrées et restrictions d'admission

Vente d’entrées (en pré-vente ou sur place) 

Entrée Foire Cannabique 1 jour, vendredi ou samedi 12€/15€. Dimanche 10€/13€.

Pass Foire Cannabique 2 jours, 20€/23€.

Pass Foire Cannabique 3 jours, 25€/28€.

L’entrée à la Foire inclut l’accès aux concerts et activités qui se déroulent dans la zone extérieure.

Le V Forum Social International du Cannabis est gratuit.

L’accès à la Foire ainsi que la participation aux activités de la Zone Extérieure est formellement interdite aux mineurs.

6. Séance B2B (business to business)

Cette année Expogrow organise à nouveau une séance B2B, raison pour laquelle la Foire ouvrira ses portes exclusivement aux professionnels et exposants le vendredi 16 septembre de 9h30 à 14h30. A partir de 14h30, le public aura accès aux pavillons de la Foire. La plateforme mise à disposition des exposants et professionnels depuis 2015 est toujours active. Une fois inscrits, elle permet aux exposants et professionnels de prendre rendez-vous entre eux afin de profiter au maximum de cette séance B2B. Cette plateforme peut également être utilisée durant toute l’année comme un lieu de prise de contact entre professionnels du secteur.

7. Accréditations

L’Organisateur mettra à disposition des entreprises exposantes des badges d’exposant ou d’installateur qui donneront accès au Parc d’Expositions de Ficoba à partir du mardi 13 septembre (si le stand a son design propre) ou à partir du mercredi 14 septembre (si le format du stand est modulaire). Les accréditations se feront selon la liste fournie par chaque exposant avant le début de la foire. Vous trouverez cette liste sur notre site expogrow.net à partir du 11 juillet 2016.

Aucun badge d’exposant ne sera envoyé aux entreprises qui ne sont pas à jour dans leurs paiements auprès de l’Organisation ou auprès de l’entreprise qui gère le Parc d’Expositions Ficoba. Afin de pouvoir retirer les badges d’exposants, tous les paiements devront être régularisés avant la Foire ou sur place à Ficoba auprès du guichet d’enregistrement des exposants (qui se trouve à l’accueil à partir du mardi 13 septembre).

Cette année encore le parking sera gratuit mais n’est pas reservé aux exposants.

8. Stands et espace loué

Il existe deux modalités de location d’espace pour être exposant à l’Expogrow 2016 :

Modalité 1, sol + construction modulaire standard.  L’exposant achète l’espace qu’il occupera pour exposer ses produits ainsi qu’une structure type à base de panneaux qui forment les murs et qui délimiteront votre stand. Ce contrat inclut le boîtier électrique avec une puissance maximale de 1100w, un tableau de prises, l’éclairage et la moquette qui couvrira le sol de votre stand.

Modalité 2, sol plat. L’exposant achète seulement l’espace qu’il occupera pour exposer ses produits. Ce contrat inclut un boîtier électrique avec une puissance maximale de 1100w et un tableau de prises.

De même, il existe 4 types de stand selon sa localisation:

Stand Île : ouvert sur 4 côtés.

Stand Tête : ouvert sur 3 côtés.

Stand Coin : ouvert sur 2 côtés.

Stand Terrasse : ouvert d’un seul côté.

Le stand modulaire acheté est construit de telle façon que 3 des 4 murs de l’espace sont couverts (2 pour le Stand Coin et 1 pour le Stand Tête). L’exposant qui souhaite un montage différent du stand (avec un dépôt, par exemple) devra envoyer un plan en indiquant les modifications souhaitées avant le 23 août 2016. Dans le cas où cette modification implique un coût supplémentaire, il sera à la charge de l’exposant et le paiement se fera avant le montage du stand.

Les exposants préférant la modalité sol plat pourront monter un stand selon le design de leur choix tout en respectant les critères esthétiques et de sécurité requis. Les exposants avec stand de design propre devront présenter un plan à échelle de plante et d’hauteur avant le 23 août 2016. Les plans devront être envoyés par mail à l’organisateur à l’adresse suivante :  zoila@expogrow.net

Les plans présentés devront aussi indiquer l’emplacement souhaité pour l’installation du boîtier électrique (et du point d’eau si besoin). Si cette information n’est pas précisée, l’équipe de montage de Ficoba choisira l’emplacement du boîtier électrique.

L’organisateur veillera à ce que tous les plans et esquisses présentés soient adaptés aux normes locales. L’installation de stands qui ne disposeraient pas des autorisations préalables sera refusée. 

Les stands à étage devront respecter les normes correspondantes. De ce fait les projets de ce type devront être rédigés par un technicien compétent. Le projet présenté devra être accompagné d’une Déclaration de Capacité Technique Suffisante et de Conformité dans l’Exécution signé par un architecte en possession d’un titre académique technique expédié/certifié par un pays de l’UE. De même, il faudra fournir la carte d’identité ou le passeport du technicien signataire ainsi qu’une attestation d’assurance Responsabilité Civile avec les paiements à jour.

Dans le cas où l’exposant ne puisse pas présenter toute la documentation technique requise, il peut demander à Ficoba de réaliser les travaux de certification et d’aptitude dans l’exécution par un technicien compétent. Pour cela il devra fournir toute la documentation technique dont il dispose et permettre des contrôles. L’exposant devra respecter les indications et mesures que le technicien désigné par Ficoba lui indiquera comme nécessaires afin d’ouvrir le stand au public. Aucun stand à étage ne sera ouvert au public s’il ne dispose pas de certificat d’un technicien qualifié.

Pour toutes questions concernant la certification ou le montage de stands à étage, veuillez prendre contact avec l’organisateur.

L’espace utilisé par l’exposant ne peut pas excéder l’espace du sol acheté. Aucune installation d’objets en dehors du périmètre du stand ne sera autorisée.

Il est formellement interdit de peindre, coller, visser, clouer ou abîmer les murs ou les sols, sauf dans les cas où cela ait été expressément autorisé par Ficoba. L’exposant sera responsable de toutes détériorations constatées.

Pour la fixation de moquettes ou d’autres éléments, il faudra utiliser du ruban double adhésif avec support en coton de couleur blanche, de l’adhésif en caoutchouc naturel de protection du papier siliconé de couleur blanche (idéal pour la fixation de moquettes dans des parcs d’expositions car il ne laisse pas des traces).

 

9. Prestation de service

 

Tous les services pour les exposants seront accomplis directement par Expogrow S. L. Toutes les factures relatives aux demandes de services seront ainsi émises directement par Expogrow S. L.

Expogrow met à disposition de tous les exposants un catalogue de mobilier, parking, hôtesses et autres services disponibles pendant les jours de foire. Le catalogue est à télécharger sur le site www.expogrow.net

Tous les formulaires de services devront être dûment remplis et présentés avant le 22 août 2016.

Un coût supplémentaire de 30% sera appliqué à tous les services qui n’aient pas été souscrits dans le délais, cela inclut les contractants sur place, qui devront être réglés en liquide, par CB ou sur présentation du justificatif de transaction bancaire.

Tous les services devront être réglés avant l’accès de l’exposant à la foire. Aucun service ne sera réalisé sans le paiement préalable.

Les exposants qui souhaitent ajouter des éléments décoratifs (bâches ou banderoles) suspendus au plafond du pavillon, devront prévenir l’organisation et amener le matériel nécessaire ainsi que prévoir le temps d’installation. Si vous ne prévenez pas à l’avance, il se peut que la machine chargée d’installer ces éléments ne puisse plus manoeuvrer entre les autres stands déjà montés. Le coût des montages sera pris en charge par l’exposant.

 

10. Montage et démontage du stand

Le montage des stands commencera à 8h le mardi 13 septembre 2016 pour les stands de design et le mercredi 14 septembre pour les stands simples ou modulaires. Dans tous les cas, le montage doit être fini avant le jeudi 15 septembre 2016 avant 19h.

Le vendredi 16 septembre de 8h à 9h30 des éléments du stand pourront être transportés à la main par toute personne accréditée comme exposant.

Il est totalement interdit de démonter des stands avant la fin de la foire.

Les stands pourront être démontés à partir du lundi 19 septembre 2016 jusqu’au mardi 20 septembre 2016 entre 8h00 et 20h00.

Seuls les éléments qui se transportent à la main (accessoires, ordinateurs, documents publicitaires, etc.) pourront être retirés le 18 septembre à partir de 20h.

Une fois que le délai de démontage sera terminé, on procédera au retrait et nettoyage des pavillons en considérant que les éléments laissés sur place (panneaux, catalogues, brochures, etc.) sont inutilisables et qu’ils n’ont pas de valeur pour leur propriétaire.

L’organisateur enlèvera et jettera n’importe quel objet trouvé dans le stand à partir du mercredi 21 septembre 2016. L’exposant sera responsable de tout dommage causé aux structures et installations mises à sa disposition.

L’approvisionnement en électricité prendra fin le 18 septembre 2016, immédiatement après la fermeture de la foire. Dans le cas où le propriétaire aurait besoin de courant pour le démontage du stand, il devra en informer l’entreprise organisatrice.

Les exposants et le personnel de montage s’engagent à respecter l’actuelle législation relative à la prévention des risques professionnels et s’engagent à s’assurer que leurs sous-traitants y veillent également à l’occasion de toute tâche entreprise dans le cadre de la foire.

11. Réception et envoi de marchandise

L’exposant qui aurait besoin d’envoyer de la marchandise, devra l’adresser à :

Ficoba (Expogrow 2015)

Av. de Iparralde 43

20302 Irún (Guipuzkoa) España

Tél.: +34 943 66 77 88

En suivant les instructions d’étiquetage suivantes pour tous ses ballots: nom de la foire, nom de l’entreprise, n° du stand, pavillon et n° de ballots.

La marchandise pourra être réceptionnée du 29 août au 14 septembre 2016 de 9h à 14h. Dans le cas où des machines pour décharger la marchandise (fenwick ou torillo par exemple) seraient nécessaires, ce service sera facturé à la demi-heure.

Pour le retrait de marchandise, tous les ballots doivent être parfaitement identifiés. Le transporteur devra connaître le nom de l’entreprise qui sollicite le retrait, le nombre de ballots et le pavillon dans lequel se trouve la dite entreprise. La marchandise pourra être retirée du 19 septembre au 26 septembre 2016 entre 9h et 14h. À partir du 28 septembre, Ficoba pourra facturer des coûts de stockage qui devront être réglés par l’entreprise impliquée avant le retrait définitif de la marchandise. Passés 30 jours, Ficoba pourra se défaire de la marchandise.

12. Wifi

Le lieu dispose d’un accès wifi libre et gratuit pendant toute la durée de la foire. Si l’exposant souhaite avoir un accès internet privé et exclusif, il devra en informer l’organisateur au moins 10 jours avant le début de la foire. Le coût du branchement sera à la charge de l’exposant qui le sollicite selon un devis préalable et avant l’installation de la ligne.

13. Sécurité

L’organisateur offrira une surveillance générale de la foire 24h/24h. Cependant, l’organisateur n’est pas responsable des dommages ou vols subis des installations et objets exposés. Les exposants sont responsables de la surveillance de leurs stands et des produits exposés pendant la foire ainsi que pendant le montage et le démontage. Les exposants sont responsables des objets de valeur ou qui puisse facilement être volés. Ces objets devront être ranger sous clés pendant la nuit.

14. Vente de produits et produits interdits

Les exposants qui souhaitent faire de la vente directe pendant la foire, devront présenter (comme indiqué par le Département du Développement Economique et de la Compétitivité de la Délégation de Guipuzkoa) la documentation suivante pour obtenir la licence nécessaire:

*Copie du SIRET/SIREN ou autre document officiel similaire expédié par le pays d’origine.

*Attestation de paiement des derniers impôts de société.

*Bref descriptif des produits qui seront vendus.

Afin d’être traitée, cette documentation devra être envoyée avant le 11 septembre 2016 à l’adresse suivante : zoila@expogrow.net 

Les stands de nourriture et restauration n’ont pas l’obligation de présenter la dite documentation.

Il est formellement interdit d’exposer, offrir et/ou vendre des produits qui contiennent des substances toxiques ou illégales énumérées dans l’ordre ministériel ORDEN SCO/190/2004 du 28 janvier 2004, des plantes vivantes, clones, champignons ou autres produits contenant du THC, ainsi que des produits de Smartshop.

Il est également interdit de vendre et/ou offrir des produits contenus dans du verre destinés à la consommation au sein de la foire. Il faudra utiliser des récipients en plastique qui ne représentent aucun risque pour l’intégrité physique des visiteurs.

L’organisateur se réserve le droit de réaliser les actions pertinentes dans le cas où une infraction se produise (comme solliciter le retrait du produit, la fermeture du stand, etc..).

L’organisateur n’assumera aucun type de responsabilité dans le cas où les forces de sécurité de l’État soient amenées à intervenir en raison de la dite infraction.

15. Monnaie Expogrow

Expogrow 2016 disposera de sa propre monnaie dont l’utilisation sera obligatoire dans les stands de nourriture et boissons ainsi que pour l’achat de marchandising officiel de la foire. Pour faciliter l’acquisition de cette monnaie, plusieurs points d’information seront installés dans chaque pavillon et dans la zone extérieure où le marchandising officiel d’Expogrow 2016 sera également à la vente.

16. Propreté

L’organisateur prendra en charge le nettoyage général de la foire, ainsi que le ménage de base (communs, retrait des ordures). Pendant la période d’exposition, les sacs poubelle déposés au bord du stand après la fermeture quotidienne de la foire au public seront retirés sans coût supplémentaire. Il est de la responsabilité des exposants de nettoyer leurs stands eux-mêmes chaque jour sauf s’ils souhaitent souscrire à ce service via le formulaire de demande correspondant.

17. Utilisation d'articles promotionnels

L’utilisation d’adhésifs qui laissaient des traces est interdite. Les coûts de nettoyage d’éventuels traces seront à la charge des entreprises exposantes. L’entrée, les aires communes et les couloirs doivent être libres de toute publicité.

Il est formellement interdit d’envahir les couloirs avec des articles exposés ou des éléments publicitaires. Tous les objets appartenant aux exposants devront être rangés dans le périmètre du stand.

 

18. Catering

 

Dans l’enceinte de la foire se trouve une zone de restauration ouverte au public et aux professionnels.

La vente de boissons et nourriture dans les stands est interdite sauf en cas d’autorisation d’Expogrow pour les exposants qui offrent des produits alimentaires ou des boisons faits à base de chanvre.

19. Musique dans les stands

Il est interdit de diffuser de la musique dans les stands, à l’exception des stands installés à l’extérieur. De même, tout type de projection ou diffusion qui puisse nuire au droit à l’honneur, à l’intimité personnelle et familiale ainsi qu’au droit d’image d’une personne physique ou juridique est interdite.

20. Fumer dans l'enceinte

Il est formellement interdit de fumer dans les lieux pendant la foire selon la Loi 28/2005 du 26 décembre. L’interdiction inclut les périodes de montage, d’exposition et de démontage, et affecte de la même façon les visiteurs comme les exposants. Il est permis de fumer dans la zone extérieure.

Le non respect de cette interdiction de fumer à l’intérieur de l’enceinte pourra engendrer le retrait du badge d’exposant et la mise en application des sanctions établis par la législation espagnole.

 

21. Logement

 

À fin de faciliter la participation à l’Expogrow 2016, l’organisation a signé un accord avec l’Hôtel Ibis qui offre aux exposants des tarifs préférentielles pour se loger. Cet hôtel se trouve à 3,7 km du parc d’expositions et dispose d’un parking privé à l’extérieur.

Pour les réservations, veuillez contacter Thania 

+34 943 636 232

H3220-DM@accor.com Référence Expogrow.

 

IMPORTANT

Dans le Manuel de l’exposant Expogrow 2016 vous trouverez les réponses à toutes vos questions et vous aurez le détail du fonctionnement d’Expogrow 2016. Il est donc impératif que vous le lisiez avant la Foire.

Si vous n’avez pas le temps en ce moment, vous pouvez le télécharger ici et le feuilleter plus tard.

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